Comment créer des résumés de réunions avec GPT-3 d'OpenAI

Vous êtes déjà parti à une réunion de travail où vous n'avez pas appris grand-chose sur les tâches qui vous ont été assignées ou sur les décisions prises ? Nous avons tous connu cela, en particulier lorsque de nombreuses personnes parlent toutes en même temps, que les questions restent sans réponse ou que les délais d'un projet ne sont pas clairs.

La productivité et la clarté sont souvent impactées. (Il n'y a rien de pire que de devoir planifier une autre réunion pour discuter de cette première réunion.)

Alors au lieu de courir après la personne qui prend des notes, utilisez l'intégration de Zapier avec OpenAI (créateurs de ChatGPT) pour sauver la mise. Vous pouvez créer des flux de travail automatiques - ce que nous appelons des "Zaps" - qui incitent GPT-3 à créer des résumés de réunions et à les envoyer dans le canal Slack de votre équipe. Nous vous présenterons deux façons différentes de le faire ci-dessous !

Créez des transcriptions et des résumés de réunions à partir d'un enregistrement

J'ai longtemps cherché un outil qui fournisse des transcriptions automatiques et qui puisse également créer un résumé précis dudit texte. Cela me permettra d'obtenir rapidement l'essentiel d'une réunion et de voir si j'ai des tâches à prendre en charge. Heureusement, l'intégration Zapier d'OpenAI dispose d'une étape d'action qui s'appuie sur Whisper, un système de reconnaissance automatique de la parole (ASR), pour me permettre de le faire.

Vous pouvez créer des workflows automatiques - ce que nous appelons des Zaps - qui incitent Whisper à créer des transcriptions des fichiers audio que vous téléchargez, puis à créer un résumé du texte. Cela permettra à tout le monde de rester sur la même longueur d'onde et de ne pas manquer les détails importants de votre quotidien.

Vous pouvez créer votre propre Zap à partir de zéro sans aucune connaissance en programmation, mais nous proposons également des modèles rapides pour vous aider à démarrer. Si vous souhaitez commencer par un modèle, cliquez sur le modèle de Zap ci-dessous, et vous serez dirigé vers l'éditeur de Zap. Vous devrez créer un compte Zapier si vous n'en avez pas déjà un. Ensuite, suivez les instructions ci-dessous pour configurer votre Zap.

Avant de commencer

Pour ce tutoriel, nous utiliserons Dropbox pour les téléchargements de fichiers entrants. Assurez-vous que votre Dropbox (ou une autre application de stockage) possède un dossier pour vos fichiers audio de réunion et inclut au moins un fichier audio. Les fichiers audio doivent également avoir une taille inférieure ou égale à 25 Mo et être l'un des types de fichiers suivants : MP3, MP4, MPEG, MPGA, M4A, WAV ou WebM.

Comme nous utilisons Whisper d'OpenAI pour transcrire les fichiers audio, vous aurez besoin d'un compte OpenAI et d'une clé API. Si vous n'avez pas de compte OpenAI, la création d'un compte est gratuite. Une fois que vous avez créé votre clé API, assurez-vous de l'enregistrer dans un gestionnaire de mots de passe car vous ne pourrez pas la récupérer ultérieurement.

Configurez votre déclencheur Dropbox

Tout d'abord, configurez votre déclencheur - l'événement qui lance votre Zap. Sélectionnez Dropbox comme application déclencheur et Nouveau fichier dans le dossier comme événement déclencheur.

Si ce n'est pas déjà fait, on vous demandera de connecter votre compte Dropbox. Cliquez sur Choisir un compte... et sélectionnez soit un compte dans le menu déroulant (si vous avez déjà connecté Dropbox à Zapier) ou cliquez sur + Connecter un nouveau compte.

Ensuite, sélectionnez le dossier Dropbox que vous souhaitez utiliser. Dans notre cas, nous avons mis en place un dossier Dropbox appelé Transcriptions de réunions. Vous pouvez laisser le paramètre par défaut comme Oui pour inclure le contenu du fichier.

Ensuite, cliquez sur Continuer. Nous aurons besoin d'un fichier de dossier existant pour configurer la suite de cette Zap, alors cliquez sur Tester le déclencheur. Si votre test est réussi, vous verrez le contenu de votre fichier de dossier. Cliquez sur Continuer.

Configurer votre action OpenAI

Maintenant, configurons l'action - l'événement que votre Zap effectuera une fois déclenché. Sélectionnez OpenAI comme votre application d'action et Créer une transcription comme votre événement d'action. Cliquez sur Continuer.

Ensuite, si ce n'est pas déjà fait, on vous demandera de connecter votre compte OpenAI à Zapier. Cliquez sur Choisir un compte... et sélectionnez un compte dans le menu déroulant (si vous avez déjà connecté OpenAI à Zapier) ou cliquez sur + Connecter un nouveau compte. Ensuite, on vous demandera d'insérer votre clé d'API OpenAI que vous avez copiée précédemment dans une fenêtre pop-up.

Une fois que vous avez fait cela, retournez à l'éditeur Zap et cliquez sur Continuer.

Maintenant vient la partie la plus importante : Indiquer à votre Zap où trouver le fichier audio et les instructions pour créer une transcription à partir de celui-ci. Cliquez dans le champ Fichier et sélectionnez Lien direct vers les médias dans le menu déroulant Insérer des données.

Ensuite, nous avons votre invitation. Bien que vous n'ayez pas besoin d'instruire GPT pour créer une transcription (l'action Zap s'en chargera pour vous), vous pouvez utiliser ce champ pour améliorer la qualité de la transcription. Par exemple, vous pouvez demander à GPT de supprimer les horodatages ou d'ajouter des mots-clés spécifiques ou des noms d'entreprise afin que l'IA n'épelle pas mal les mots.

Vous pouvez également choisir le format de réponse, ce qui signifie le type de fichier texte que vous souhaitez pour le fichier final. Dans notre cas, nous utiliserons simplement le texte standard, mais vous pouvez choisir SRT, JSON et plus encore.

Enfin, vous pouvez également indiquer la langue de l'audio. Si vous laissez ce champ vide, la langue par défaut sera l'anglais. Une fois que vous avez terminé de configurer ces champs, cliquez sur Continuer.

Maintenant, il est temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur Test & Review ou Test & Continue, Zapier extraiera le résumé de OpenAI en fonction de la façon dont vous avez personnalisé les champs de votre Zap.

Une fois que vous avez vérifié que votre déclencheur fonctionne correctement, cliquez sur le bouton + en bas de votre écran pour ajouter une nouvelle étape à votre Zap.

Configurer votre action Dropbox

Maintenant, passons à l'étape suivante de ce flux de travail, qui créera un nouveau fichier texte dans Dropbox avec la transcription réalisée par OpenAI. Sélectionnez Dropbox pour votre application d'action et Créer un fichier texte pour votre événement d'action.

Cliquez sur Continuer.

Connectez votre compte Dropbox à Zapier (ou sélectionnez un compte existant) et cliquez sur Continuer.

Maintenant, il est temps de configurer votre action Dropbox. Sélectionnez le dossier Dropbox dans lequel vous souhaitez envoyer la transcription dans le champ Dossier. Dans notre Zap, nous enverrons la transcription dans le même dossier où nous stockons les fichiers audio.

Une fois que vous avez sélectionné l'emplacement de votre dossier, importez le nom du dossier Dropbox de la réunion en cliquant dans le champ Nom du fichier et en sélectionnant Nom du fichier Dropbox dans la liste déroulante des données.

Maintenant, passons à la partie la plus importante : vous allez vouloir récupérer vos résultats Whisper (votre transcription) en cliquant dans le champ Contenu du fichier et en sélectionnant Contenu dans le menu déroulant des données. Cela ajoutera le fichier de transcription à votre dossier Dropbox.

Vous pouvez également choisir de remplacer le fichier ou non, mais dans ce cas vous devez sélectionner Non. Ensuite, cliquez sur Continuer.

Maintenant, il est temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur Tester l'action, Zapier enverra une transcription à Dropbox selon la façon dont vous avez configuré votre action.

C'est une bonne idée de tester votre Zap pour vérifier si votre transcription semble correcte. Si cela a fonctionné correctement, vous devriez voir une transcription à l'intérieur du dossier Dropbox que vous avez configuré. Voici à quoi ressemble la nôtre :

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Une fois que vous avez examiné la transcription créée par votre Zap, cliquez sur le bouton + en bas de votre écran pour ajouter une nouvelle étape à votre Zap.

Configurer votre action OpenAI

Maintenant, il est temps de configurer votre prochaine action. Sélectionnez OpenAI pour votre application d'action et Envoyer une invite pour votre événement d'action.

Cliquez sur Continuer. Ensuite, connectez-vous à votre compte OpenAI et cliquez sur Continuer.

Maintenant il est temps de configurer votre action. Dans le champ Modèle, vous pouvez laisser text-davinci-003 sélectionné car c'est celui que nous recommandons pour de meilleurs résultats.

Maintenant, vous allez personnaliser votre demande auprès d'OpenAI. Dans le champ Prompt, donnez à OpenAI les instructions que vous souhaitez pour qu'il résume efficacement votre transcription. Pour l'exemple de ma demande, j'ai écrit :

Créez un résumé (sous forme de points) qui résume l'intégralité du contenu de la réunion.

Vous pouvez également inclure des instructions plus spécifiques sur les prochaines étapes à suivre ou les tâches à effectuer pour des personnes spécifiques, par exemple, ou inclure un nombre de mots spécifique.

Une fois que vous avez rédigé votre demande, assurez-vous d'importer les données depuis votre étape Dropbox en cliquant à l'intérieur du champ Prompt et en sélectionnant Texte de fichier à partir du menu déroulant d'insertion de données.

Une fois que vous avez personnalisé votre invitation, vous pouvez ajuster la température (niveau de créativité) de l'écriture, ainsi que la longueur maximale.

Maintenant, testez votre action. Si vous n'êtes pas satisfait de votre résumé provenant d'OpenAI, ajustez votre suggestion jusqu'à ce que vous soyez satisfait de vos résultats.

Pour ajouter votre étape finale à votre Zap, cliquez sur le bouton + en bas de votre écran.

Configurer votre action Slack

Maintenant, configurons votre action finale pour envoyer le résumé de votre réunion. Sélectionnez Slack comme application d'action et Envoyer un message dans le canal comme événement d'action. Cliquez sur Continuer.

Si vous n'avez pas déjà connecté votre compte Slack, connectez-le maintenant et cliquez sur Continuer.

Maintenant, configurons votre action ou la manière dont vous souhaitez configurer votre message. Tout d'abord, sélectionnez le canal dans lequel vous souhaitez que votre message soit publié dans le champ Canal. Dans notre cas, nous utiliserons le canal Slack de notre équipe de contenu.

Ensuite, personnalisez le message Slack en cliquant dans le champ Message Texte, puis en sélectionnant les données OpenAI que vous devez inclure dans le menu déroulant Insérer des données. Dans ce cas, vous devriez inclure le texte des Choix, car c'est le résumé que OpenAI a créé.

Vous pouvez également ajouter du texte statique, si vous souhaitez formater votre message Slack d'une manière spécifique, mais ce n'est pas nécessaire si vous voulez simplement inclure le résumé de la réunion.

Vous pouvez également personnaliser votre bot en ajoutant un nom dans le champ Nom du bot et un emoji dans le champ Icône du bot.

Une fois que vous avez terminé de configurer votre étape, cliquez sur Continuer.

Maintenant, il est temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur Tester l'action, Zapier enverra un message à Slack selon la façon dont vous avez configuré votre message précédemment.

Comme toujours, il est bon de tester votre Zap pour vérifier si votre message Slack est bien affiché. (Prévenez simplement votre équipe au préalable pour éviter les surprises.) Si tout fonctionne correctement, vous devriez voir un message Slack formaté selon votre configuration.

Vous devriez également pouvoir voir la réponse de test envoyée à votre compte Slack. Voici à quoi ressemble notre exemple :

Lorsque vous êtes satisfait de l'apparence du test, vous êtes désormais prêt à activer votre Zap. Et cela, nous l'appelons un succès !

Utilisez OpenAI pour créer des transcriptions et des résumés de vos réunions

Maintenant, chaque fois qu'un fichier audio est téléchargé sur Dropbox, OpenAI créera une transcription de ce fichier, le téléchargera sur votre fichier Dropbox, puis OpenAI en fera un résumé, et le Zap enverra ce résumé dans votre canal Slack.

Ainsi, vous et les membres de votre équipe pouvez facilement revoir les résumés de réunion dans Slack, sans avoir à écouter l'enregistrement ou lire l'intégralité de la transcription.

Créer des résumés de réunions à partir de notes

Si vous ne prenez généralement pas de notes lors des réunions, il est probable que vous deviez quand même envoyer un récapitulatif basé sur les notes prises lors de la réunion. Avec ce flux de travail, OpenAI peut automatiquement créer un résumé de votre réunion et le poster sur Slack dès que vous publiez vos notes de réunion. Nous utilisons Evernote pour capturer nos notes de réunion, mais vous pouvez utiliser n'importe quelle application de prise de notes qui se connecte à Zapier et suivre les mêmes étapes de base.

Si vous souhaitez commencer par un modèle, cliquez sur le modèle Zap ci-dessous, et vous serez redirigé vers l'éditeur Zapier. Vous devrez créer un compte Zapier si vous n'en avez pas déjà un. Ensuite, suivez les instructions ci-dessous pour configurer votre zap.

Avant de commencer

Assurez-vous de créer d'abord un compte OpenAI, qui est gratuit. Une fois que vous avez ouvert votre compte, générez votre clé API dans l'onglet des paramètres.

N'oubliez pas de copier la clé. Vous aurez besoin de cette clé API ulterieurement pour connecter votre compte OpenAI à Zapier.

Configurez votre déclencheur Evernote

Tout d'abord, configurez votre déclencheur, c'est-à-dire l'événement qui démarre votre Zap. Sélectionnez Evernote comme application de déclenchement et Nouveau tag ajouté à une note comme événement de déclenchement.

Si ce n'est pas déjà fait, on vous demandera de connecter votre compte Evernote. Cliquez sur Choisir un compte... et sélectionnez un compte dans le menu déroulant (si vous avez déjà connecté Evernote à Zapier) ou cliquez sur + Connecter un nouveau compte.

Cliquez sur Continuer. Ensuite, sélectionnez à partir de quelle balise vous souhaitez collecter vos notes de réunion.

Cliquez sur le menu déroulant pour voir les balises disponibles dans votre compte Evernote connecté. Dans cet exemple, nous avons créé une balise appelée Notes de réunion afin que chaque fois que nous ajoutons cette balise à une note, elle déclenche le Zap. Maintenant, sélectionnez votre balise. (Si aucune balise n'est sélectionnée, le Zap sera déclenché sur toutes les notes.)

Cliquez sur Continuer.

Maintenant, vous devez tester votre déclencheur. Zapier trouvera une note récente avec l'étiquette que vous avez ajoutée. Cela sera utilisé pour configurer le reste de votre Zap.

Si vous n'avez pas de notes, ajoutez une note d'exemple et taguez-la correctement, puis testez votre Zap.

Cliquez sur Test trigger. Il importera la note d'exemple avec la balise correcte. Une fois que vous voyez que votre déclencheur fonctionne correctement, cliquez sur Continuer.

Mettre en place votre action OpenAI

Maintenant, configurons l'action - l'événement que votre Zap effectuera une fois déclenché. Sélectionnez OpenAI comme votre application d'action et Envoyer une invitation comme votre événement d'action. Cliquez sur Continuer.

Ensuite, si ce n'est pas déjà fait, on vous demandera de connecter votre compte OpenAI à Zapier. Cliquez sur Choose an account... puis sélectionnez un compte dans le menu déroulant (si vous avez déjà connecté OpenAI à Zapier) ou cliquez sur + Connect a new account, puis cliquez sur Continuer.

Ensuite, vous devrez insérer votre clé d'API OpenAI, que vous avez copiée précédemment.

Ensuite, vous devez indiquer à votre Zap comment générer un résumé de vos notes de réunion.

Vous pouvez importer des données depuis vos Evernotes en cliquant dans n'importe quel champ vide où vous souhaitez que les données soient placées, puis en sélectionnant une option dans le menu déroulant Insérer les données. Cela comprend le modèle d'IA, la consigne, la température et la longueur maximale.

La partie la plus importante de cette configuration est votre invite. Dans le champ Prompt, écrivez ce que vous voulez que l'IA écrive. Dans ce cas, notre invite est : Pouvez-vous créer un résumé rapide de mes notes de réunion et inclure également des prochaines étapes spécifiques pour chaque personne dans une liste séparée de points de puce ? Vous devriez également corriger les erreurs grammaticales et indiquer s'il y a des questions sans réponse.

Pour le contenu de la réunion, nous importerons le texte de la note de réunion sélectionnée par le Zap.

Vous pouvez également ajuster la température de l'écriture souhaitée (niveaux de créativité) et la longueur maximale. Vous pouvez également personnaliser la longueur des caractères ou des mots directement dans le champ Prompt de votre Zap.

Une fois que vous avez fini de personnaliser ces champs, cliquez sur Continuer.

Maintenant, il est temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur Test & Review ou Test & Continue, Zapier va récupérer le résumé d'OpenAI en fonction de la façon dont vous avez personnalisé les champs dans votre Zap.

Une fois que vous constatez que votre déclencheur fonctionne correctement, cliquez sur Continuer.

Configurez votre action Slack

Ensuite, il est temps de mettre en place une étape d'action supplémentaire. Sélectionnez Slack comme application d'action et Envoyer un message dans le canal comme événement d'action.

Cliquez sur Continuer. Vous serez invité(e) à connecter votre compte Slack. Connectez votre compte Slack et cliquez sur Continuer.

Maintenant, il est temps de configurer l'apparence de votre message Slack. Sélectionnez le canal Slack dans lequel vous souhaitez envoyer le message en cliquant dans le champ sous Channel.

Une fois que vous avez terminé de sélectionner votre chaîne, vous pouvez maintenant importer vos résultats GPT-3 en cliquant dans le champ Texte du message et en sélectionnant Texte des choix dans le menu déroulant des données. Cela importera le résumé complet de votre message dans votre message Slack.

Vous pouvez également personnaliser votre bot en ajoutant un nom dans le champ Nom du Bot et en ajoutant un emoji dans le champ Icône du Bot. De plus, vous pouvez inclure un lien vers le Zap, ajouter des images, auto-développer des liens ou lier des noms d'utilisateurs et des noms de chaîne.

Une fois que vous avez terminé de configurer votre étape, cliquez sur Continuer. Maintenant, il est temps de tester votre action. Lorsque vous cliquez sur Tester l'action, Zapier enverra un message à Slack selon la façon dont vous avez configuré votre message précédemment.

C'est une bonne idée de tester votre Zap pour vérifier si votre message Slack a l'air correct. (Prévenez simplement votre équipe à l'avance, pour éviter les surprises.) Si cela a fonctionné correctement, vous devriez voir un message Slack formaté comme vous l'avez configuré.

Une fois que vous avez vérifié le message Slack créé par votre Zap, votre Zap est maintenant prêt à être utilisé. Si quelque chose ne semble pas correct, revenez en arrière et ajustez les choses jusqu'à ce que ce soit parfait.

Le Zap va maintenant créer des résumés de réunions et les envoyer dans votre chaîne Slack en quelques secondes. Voici à quoi ressemble le nôtre :

Rédigez des résumés de réunions avec OpenAI

Maintenant, chaque fois que vous collectez des notes de réunion dans Evernote, ce Zap créera un résumé de vos notes, mettra en évidence les prochaines étapes de chaque membre de l'équipe et exposera les questions sans réponse en vous envoyant un message sur un canal Slack.

Ainsi, vous et les membres de votre équipe pouvez parcourir les résumés et les prochaines étapes sans aucun échange.

Cet article a été initialement publié en février 2023 mais a été récemment mis à jour en mai 2023 pour ajouter de nouvelles façons de résumer les réunions avec l'IA.